Pour diverses raisons, on peut avoir à envoyer un mail professionnel à une personne dont on ne parle pas la langue. Dans ce cas, c’est l’anglais que l’on utilise. Comme la traduction juridique vers l’anglais, l’écriture du mail a ses subtilités. Voici les pièges qu’une entreprise de traduction telle que Team Translation Expertise vous conseillera d’éviter.
Saluer de manière inadaptée
Avant de commencer votre message, vous devez saluer votre destinataire, comme en français. Il faut choisir une expression en fonction de votre relation avec l’interlocuteur. Pour un premier contact formel, utilisez « Dear Mr. » ou « Dear Mrs. ». Pour un ton plus neutre, utilisez le prénom de l’interlocuteur, « Dear John ». Si vous le connaissez ou si vous avez déjà échangé avec lui ou elle, vous pouvez employer une salutation plus informelle : « Hello John ». Si vous ne connaissez pas l’identité de votre destinataire (dans le cas d’une candidature, par exemple), utilisez l’expression « To whom it may concern », que l’on peut traduire par « Madame, Monsieur ».
Ne pas préciser l’objet du message
L’objet de votre message doit être clair. Il doit apparaître dans le champ « objet » mais aussi dans l’introduction du corps du mail, après la salutation. Il peut s’agir notamment :
- d’une demande d’informations (« Could you please give me some information about… ») ;
- d’une requête (« I would be grateful if you could… », « Could you please… ») ;
- d’une prise de contact (« I’m writing in connection with… ») ;
- d’une réponse (« Thank you for your quick answer… »).
Utiliser des phrases trop longues ou complexes
On a parfois tendance à utiliser des tournures de phrases complexes en français. C’est un piège bien connu des sociétés de traduction comme Team Translation Expertise. Les anglophones préfèrent en effet les messages simples, clairs et bien structurés. En début de paragraphe, utilisez des expressions comme « first of all », « next » ou « finally », qui marquent la progression de votre contenu. De plus, recourir à des phrases simples vous évitera de commettre des erreurs, surtout si vous n’êtes pas très à l’aise avec l’anglais.
Oublier de remercier le destinataire
Signe de politesse, le remerciement ne doit pas être oublié. En début de message, utilisez des expressions comme « I would like to thank you for… », ou « I would like to express my gratitude for… ». La formule peut aussi se trouver à la fin du message (dans la conclusion) si vous remerciez l’interlocuteur par avance après lui avoir fait une demande (« Thank you in advance »).
Rater la conclusion de son message
Comme en français, le mail en anglais doit comporter une courte conclusion. On l’a vu, celle-ci peut inclure des remerciements mais aussi des formules comme « If you need any further information, feel free to contact me » ou « I look forward to hearing from you ». Enfin, n’oubliez pas la formule de politesse adaptée. « Best regards » ou « Kind regards » pour un ton neutre, « Yours faithfully » pour un ton plus formel. Réservez « Best wishes » ou « All the best » pour les messages moins formels.
A noter que pour un mail, vous pouvez appliquer ces conseils. Mais pour des missions de traduction plus poussées, mieux vaut toujours se tourner vers une entreprise spécialisée.