Pour bien organiser une réunion, il existe plusieurs paramètres incontournables à prendre en compte. Le contour de la réunion doit être établi, il faut choisir une date ainsi qu’un lieu adapté, mais également ne pas oublier de prévenir les participants. Mode d’emploi !
Choisir la date et louer une salle
Ici, l’enjeu majeur sera de trouver une salle de réunion adaptée au nombre de participants et qui sera libre à la date à laquelle ces derniers seront disponibles. Vous pouvez par exemple trouver un bureau à louer à l’ouest de Lyon. Un parking ainsi qu’une accessibilité en transports en commun sont deux paramètres importants.
Pour choisir la salle, il faut également prendre en compte sa capacité en termes de places assises, la présence du matériel nécessaire pour la réunion (vidéoprojecteur, ordinateur…), mais aussi vérifier s’il y a un accès à Internet si la réunion l’exige. Si jamais la réunion se déroule sur une demi-journée, voire une journée entière, prévoyez la réservation dans un restaurant à proximité.
Quelques conseils pour une organisation optimale
Pour trouver une salle de réunion, vous pouvez par exemple avoir recours à la location de bureau dans l’Ouest lyonnais. Il faudra alors prévenir les participants en n’oubliant pas de leur communiquer la date et le lieu, l’heure de début et de fin (cela peut être utile pour la réservation de billets de train ou d’avion par exemple), un plan d’accès en indiquant éventuellement les facilités de transport. N’hésitez pas à ajouter un document de travail afin que les échanges soient facilités lors de la réunion en permettant à chaque participant de préparer son intervention. N’oubliez pas de décider du support sur lequel vous allez travailler (PowerPoint, support papier…) afin d’illustrer votre prise de parole. Enfin, pensez à être sur place avant les autres participants afin de vous assurer que tout est bien mis en place.